Piano di conservazione e cancellazione dei dati

La presente traduzione riproduce in modo identico la numerazione e la struttura della versione inglese 0.1. Il documento non contiene variabili di redazione.

Piano di conservazione e cancellazione dei dati

Il presente Piano indica la posizione predefinita di conservazione e cancellazione di Virtik USA, Inc. Esso è parte del Contratto per quanto riguarda la conservazione e la cancellazione (sezione 1.2 delle Condizioni), e le Condizioni (articoli 10.7 e 16.18) e il DPA (articolo 13) vi fanno rinvio. Integra l'Informativa sulla privacy (LEG-002), il DPA (LEG-010) e la Politica sui cookie (LEG-003). I termini con iniziale maiuscola non definiti nel presente documento hanno i significati indicati nelle Condizioni (LEG-001).

Il presente Piano si applica ai Clienti e ai visitatori e agli utenti i cui dati Virtik detiene in qualità di titolare del trattamento. Non fissa alcun termine di conservazione o di cancellazione e non descrive alcun processo di cancellazione automatizzato. Ove indica che Virtik non indica alcun termine, nessun termine è promesso. Un'affermazione riguardante il sito web descrive il comportamento del sito web.

1. I due regimi di conservazione, che non coincidono

Tale distinzione governa l'intero documento.

1.1 Dati controllati dal cliente: il termine è fissato dal cliente

Dati di telecamere e video, audio, immagini fisse, rilevamenti e metadati dei rilevamenti, allarmi, modelli spaziali e Virtual Sites, registri del personale e delle ronde, geolocalizzazione, contenuto delle comunicazioni e registri degli incidenti situati all'interno dell'Organizzazione di un cliente.

Virtik non fissa alcun termine di conservazione per tali dati. Il cliente decide, in base a come configura e utilizza il Servizio. Virtik è responsabile del trattamento per tali dati. Ove un cliente configuri una conservazione prolungata, si tratta della sua decisione sulla base giuridica e della sua responsabilità, non di quella di Virtik. Ove il Servizio non preveda alcuna impostazione di conservazione per una categoria, il presente Piano non indica alcun termine per essa e non indica che i dati siano cancellati automaticamente.

Il presente Piano non indica alcun intervallo configurabile, alcuna granularità, alcun valore predefinito né alcun comportamento alla scadenza per tali termini. I campi di conservazione che il Servizio mette a disposizione sono configurabili dal cliente e non costituiscono una cancellazione automatica.

1.2 Dati controllati da Virtik: il termine è fissato da Virtik

Registri dell'account, dati degli utenti autorizzati, documenti di fatturazione e fiscali, corrispondenza di supporto, telemetria di sicurezza e registrazioni di audit, registrazioni di consenso e di accettazione, registrazioni delle richieste in materia di privacy e analitica del sito web.

In questo caso Virtik è titolare del trattamento. Il presente Piano non indica alcun termine fisso per tali registrazioni.

2. Piano: Virtik come titolare del trattamento

Il presente Piano non indica alcun termine fisso per tali categorie. La colonna delle finalità indica il motivo per cui ciascuna categoria è conservata.

Due righe contengono valori indicati, che descrivono il comportamento del sito web: la decisione di consenso del sito web persiste nell'archiviazione locale finché l'utente non la cancella o non revoca il consenso, e il cookie della lingua è conservato per un anno. La riga degli identificativi di prevenzione degli abusi indica la forma dell'identificativo e non indica alcun termine né alcun evento che attivi la cancellazione, perché l'applicazione di un termine dichiarato non è stata verificata.

3. Meccanica della cancellazione, e perché i backup governano la promessa

3.1 Cancellazione significa che il record è rimosso dal sistema di produzione, oppure anonimizzato in modo che non possa più essere attribuito a una persona senza informazioni aggiuntive.

3.2 Il presente Piano non indica se, con quale frequenza e per quanto tempo i backup dei database del Servizio siano conservati, e non è assunto alcun impegno su frequenza, conservazione o obiettivi di ripristino dei backup. I dati cancellati possono persistere in qualsiasi backup fino alla loro scadenza, e il presente Piano non indica alcun termine di cancellazione che i backup contraddirebbero.

3.3 Il presente Piano non indica pertanto alcun termine per la rimozione dei dati dai backup.

3.4 La cancellazione è subordinata agli obblighi di conservazione: la conservazione imposta dalla legge e la conservazione delle prove per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria. Virtik può sospendere la cancellazione dei record interessati finché un obbligo di conservazione si applica.

3.5 L'anonimizzazione non è cancellazione ove la re-identificazione resti possibile. Le statistiche aggregate ricavate ai sensi dell'articolo 10.5 delle Condizioni (LEG-001) possono essere conservate senza un termine fisso soltanto perché non identificano alcuno e non possono essere re-identificate.

4. Registrazioni che devono sopravvivere al rapporto

Indicate separatamente poiché la loro cancellazione alla chiusura dell'account distruggerebbe le prove di ciò che è stato concordato e di come è stata gestita una richiesta.

4.1 Ove Virtik conservi una registrazione di consenso, conserva anche la registrazione di una revoca oltre a quella del consenso. Cancellare la registrazione di una revoca priverebbe Virtik della possibilità di provare di aver cessato.

4.2 Una registrazione di accettazione rinvia a un'impronta del contenuto e conserva pertanto significato soltanto finché il testo al quale rinvia possa ancora essere prodotto. È per questo che Virtik conserva nei propri archivi legali il testo al quale una registrazione di accettazione rinvia per tutto il tempo in cui ha bisogno della registrazione di accettazione.

5. Dati controllati dal cliente alla cessazione

5.1 Alla scadenza o alla risoluzione, i Dati del Cliente sono disponibili per l'esportazione per il periodo indicato nel contratto applicabile: 30 giorni ai sensi dell'articolo 10.7 delle Condizioni e di LEG-011 § 5.6.

5.2 Trascorso il periodo di esportazione, Virtik cancella o anonimizza i Dati del Cliente conformemente al DPA, fermi gli obblighi di conservazione. Il presente Piano non descrive alcun processo automatizzato per tale cancellazione.

5.3 Virtik non indica alcun intervallo tra la fine del periodo di esportazione e il completamento della cancellazione, compresa la scadenza dei backup.

5.4 Su richiesta scritta del cliente, una volta che Virtik abbia cancellato o anonimizzato i Dati del Cliente conformemente al DPA, Virtik lo confermerà per iscritto, ai sensi del DPA § 13.4. La conferma è un atto manuale e non è una certificazione di completezza: essa non afferma che nessuna copia permanga nei backup, nei quali i dati cancellati possono persistere fino alla loro scadenza, e non è indicato alcun termine di scadenza dei backup. Ove si applichino le Clausole contrattuali tipo, la sezione 13.4 del DPA prevede la certificazione richiesta dalla Clausola 8.5.

6. Modifiche

6.1 Virtik può aggiornare il presente Piano pubblicando una nuova versione con un numero di versione e una data di efficacia e mantenendo disponibili le versioni precedenti come previsto dall'articolo 25.1 delle Condizioni. Una modifica che incida in modo sostanziale e sfavorevole sui diritti del Cliente ha effetto come previsto dall'articolo 25.2 delle Condizioni.

Lingua. La presente traduzione è fornita esclusivamente per comodità. In caso di conflitto, prevarrà la versione inglese, salvo quanto diversamente previsto dalla legge applicabile.

Cronologia delle versioni

FINE DEL DOCUMENTO