Calendario de conservación y supresión de datos

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Calendario de conservación y supresión de datos

El presente Calendario expone la posición por defecto de Virtik USA, Inc. en materia de conservación y supresión. Forma parte del Contrato en lo relativo a la conservación y la supresión (sección 1.2 de las Condiciones), y las Condiciones (secciones 10.7 y 16.18) y el DPA (sección 13) se remiten a él. Complementa la Política de privacidad (LEG-002), el DPA (LEG-010) y la Política de cookies (LEG-003). Los términos en mayúscula inicial que no se definen aquí tienen el significado que les atribuyen las Condiciones (LEG-001).

El presente Calendario se aplica a los Clientes y a los visitantes y usuarios cuyos datos Virtik conserva como responsable del tratamiento. No fija ningún plazo de conservación ni de supresión, y no describe ningún proceso de supresión automatizado. Cuando indica que Virtik no señala ningún plazo, no se promete ninguno. Una declaración sobre el sitio web describe cómo se comporta el sitio web.

1. Los dos regímenes de conservación, que no son lo mismo

Esta distinción rige todo el documento.

1.1 Datos controlados por el cliente: el cliente fija el plazo

Datos de cámaras y vídeo, audio, imágenes fijas, detecciones y metadatos de detección, alertas, modelos espaciales y Virtual Sites, registros de personal y de patrullas, geolocalización, contenido de comunicaciones y registros de incidentes situados dentro de la Organización de un cliente.

Virtik no fija ningún plazo de conservación para estos datos. Lo decide el cliente, según cómo configure y utilice el Servicio. Virtik es encargado del tratamiento respecto de estos datos. Cuando un cliente configura una conservación prolongada, se trata de su decisión sobre la base jurídica y de su propia responsabilidad, no de la de Virtik. Cuando el Servicio no ofrece ningún ajuste de conservación para una categoría, este Calendario no indica ningún plazo para ella y no indica que los datos se supriman automáticamente.

Este Calendario no indica ningún intervalo configurable, granularidad, valor por defecto ni comportamiento al vencimiento para estos plazos. Los campos de conservación que proporciona el Servicio son configurables por el cliente y no constituyen una purga automatizada.

1.2 Datos controlados por Virtik: Virtik fija el plazo

Registros de cuenta, datos de usuarios autorizados, documentos de facturación y fiscales, correspondencia de soporte, telemetría de seguridad y registros de auditoría, registros de consentimiento y de aceptación, registros de solicitudes de privacidad y analítica del sitio web.

Aquí Virtik es responsable del tratamiento. Este Calendario no indica ningún plazo fijo para estos registros.

2. Calendario: Virtik como responsable del tratamiento

Este Calendario no indica ningún plazo fijo para estas categorías. La columna de finalidades indica por qué se conserva cada categoría.

Dos filas contienen valores indicados, que describen cómo se comporta el sitio web: la decisión de consentimiento del sitio web persiste en el almacenamiento local hasta que el usuario la borra o retira su consentimiento, y la cookie de idioma se conserva un año. La fila del identificador de prevención de abusos indica la forma del identificador y no indica ningún plazo ni ningún hecho que active la supresión, porque no se ha verificado la aplicación efectiva de un plazo declarado.

3. Mecánica de la supresión, y por qué las copias de seguridad rigen la promesa

3.1 Supresión significa que el registro se elimina del sistema de producción, o se anonimiza de forma que ya no pueda atribuirse a una persona sin información adicional.

3.2 El presente Calendario no indica si se conservan copias de seguridad de las bases de datos del Servicio, con qué frecuencia ni durante cuánto tiempo, y no se compromete ninguna frecuencia de copia de seguridad, conservación ni objetivo de restauración. Los datos suprimidos pueden persistir en cualquier copia de seguridad hasta que caduque, y este Calendario no indica ningún plazo de supresión que las copias de seguridad pudieran contradecir.

3.3 Por consiguiente, este Calendario no indica ningún plazo para la eliminación de datos de las copias de seguridad.

3.4 La supresión queda sujeta a las obligaciones de conservación: la conservación exigida por la ley y la preservación de pruebas para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Virtik puede suspender la supresión de los registros afectados mientras se aplique una obligación de conservación.

3.5 La anonimización no es supresión cuando la reidentificación sigue siendo posible. Las estadísticas agregadas obtenidas al amparo de las Condiciones (LEG-001), sección 10.5, pueden conservarse sin un plazo fijo únicamente porque no identifican a nadie y no pueden reidentificarse.

4. Registros que deben sobrevivir a la relación

Se exponen por separado porque suprimir estos registros al cerrar la cuenta destruiría las pruebas de lo que se acordó y de cómo se tramitó una solicitud.

4.1 Cuando Virtik conserva un registro de consentimiento, conserva tanto el registro de la retirada como el registro del consentimiento. Suprimir el registro de una retirada dejaría a Virtik sin poder acreditar que cesó.

4.2 Un registro de aceptación remite a una huella de contenido, por lo que mantiene su sentido únicamente mientras pueda seguir presentándose el texto al que apunta. Esa es la razón por la que Virtik conserva en sus registros jurídicos el texto al que apunta un registro de aceptación mientras necesite ese registro de aceptación.

5. Datos controlados por el cliente al término de la relación

5.1 Al vencimiento o a la terminación, los Datos del Cliente están disponibles para su exportación durante el plazo establecido en el contrato aplicable: 30 días conforme a la sección 10.7 de las Condiciones y a la sección 5.6 de LEG-011.

5.2 Transcurrido el período de exportación, Virtik suprime o anonimiza los Datos del Cliente conforme al DPA, con sujeción a las obligaciones de conservación. El presente Calendario no describe ningún proceso automatizado para esa supresión.

5.3 Virtik no indica ningún intervalo entre el fin del período de exportación y la supresión completada, incluida la caducidad de las copias de seguridad.

5.4 A solicitud escrita del cliente, una vez que Virtik haya suprimido o anonimizado los Datos del Cliente conforme al DPA, Virtik lo confirmará por escrito, conforme al DPA § 13.4. La confirmación es un acto manual y no es una certificación de integridad: no afirma que no subsista ninguna copia en las copias de seguridad, en las que los datos suprimidos pueden persistir hasta que caduquen, y no se indica ningún plazo de caducidad de las copias de seguridad. Cuando se apliquen las Cláusulas Contractuales Tipo, la sección 13.4 del DPA proporciona la certificación que exige la Cláusula 8.5.

6. Cambios

6.1 Virtik puede actualizar el presente Calendario publicando una nueva versión con un número de versión y una fecha de entrada en vigor, y manteniendo disponibles las versiones anteriores conforme a lo dispuesto en la sección 25.1 de las Condiciones. Una modificación que afecte de forma material y adversa a los derechos del Cliente surtirá efecto conforme a lo dispuesto en la sección 25.2 de las Condiciones.

Idioma. Esta traducción se proporciona únicamente para facilitar su consulta. En caso de conflicto, prevalecerá la versión en inglés, salvo que la legislación aplicable disponga lo contrario.

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